Bekanntmachen von Personen in TUMonline

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Bekanntmachen von Personen in TUMonline

Bevor Sie Personen in TUMonline sehen können, müssen diese dem System zunächst als sogenannte Identitäten bekannt gemacht werden. Eine Identität entspricht dabei exakt genau einer physikalischen (realen) Person und speichert ihre Daten (Name, Vorname, Geburtsdatum und andere). Um nun festzulegen, welche Rechte eine Identität hat, müssen diese zu bestimmten Personengruppen (Mitarbeiter, Student, Bewerber, Alumnus) zugeordnet werden.

Bewerber/innen

Seit dem Sommersemester 2008 werden Bewerbungen in der Regel elektronisch über TUMonline akzeptiert. Beim Registrieren wird automatisch eine Identität erzeugt und diese der Personengruppe „Bewerber" zugeordnet. Zugleich erhält die Identität einen sogenannten Bewerberaccount, mit welchem die für die Bewerbung erforderlichen Dokumente im System hinterlegt werden können.

Studierende

Alle Bewerber, die einen Studienplatz angenommen haben, werden der Benutzergruppe „Studierende" zugeordnet. Sofern ein Bewerber dem System als Identität bereits bekannt ist, wird er dieser Identität zugeordnet, andernfalls erhält er eine neue MWNID und TUM-Kennung. Mit der Immatrikulation wird die Kennung aktiviert und ist zur Benutzung der anderen DV-Systeme (MyTUM-Portal, eLearning, usw.) berechtigt. Alle im bisherigen Verwaltungssystem existierenden Studierenden wurden nach TUMonline importiert und ebenfalls der Benutzergruppe „Studierende" zugeordnet. Mitarbeitende über SAP Alle Mitarbeiter, die an der TUM ein bezahltes Dienstverhältnis haben, werden im SAP-System der TUM geführt. Es existiert eine automatische Schnittstelle, die die Mitarbeiterdaten in einem vorgegebenen Intervall (derzeit: täglich, geplant: stündlich) nach TUMonline überträgt. Auch hier wird geprüft, ob die Person dem System bereits als Identität bekannt ist. Im negativen Fall wird ein Account in der Benutzergruppe „Mitarbeiter" erzeugt, sowie eine MWNID und eine TUM-Kennung vergeben. Andernfalls wird die Person als Mitarbeiter der vorhandenen Identität zugeordnet. Neben den Personendaten werden auch Dienstverhältnisse und Adressen übertragen, um in TUMonline dargestellt werden zu können.

Mitarbeitende über Gästeverwaltung

Wenn Personen kein Dienstverhältnis an der TUM haben (etwa ein Stipendiat oder ein Lehrbeauftragter ohne Honorar), so können sie über die Gästeverwaltung in das System eingepflegt werden.

Alumni

Zuletzt seien hier die Personen genannt, die der Gruppe „Alumni" angehören. Das betrifft sowohl Studierende, wie auch ehemalige Mitarbeiter und Gäste. Diese können sowohl aus bereits bestehenden Identitäten erzeugt werden, als auch zukünftig über die Alumniverwaltung als neue Identitäten eingepflegt werden. Abschließend für dieses Kapitel lässt sich zusammenfassen, dass Personen zunächst im System als Identitäten angelegt werden und danach einer oder mehreren Personengruppen zugeordnet werden. Diese Personengruppen selbst können für die Identität wiederum zusätzliche Daten speichern (z.B. Prüfungsergebnisse für die Identitäten in der Gruppe „Studierende").

Quelle